L'objectif est de permettre aux hôtes et hôtesses d'utiliser uniquement les fonctionnalités dont ils ont besoin, sans leur donner accès à l'ensemble de votre back-office ou à des informations sensibles.
À quoi sert un compte OnSite ?
Un compte OnSite peut principalement être utilisé dans deux situations.
1. Inscrire ou gérer des participants le jour J
Le compte OnSite peut permettre à vos équipes d'accéder au back-office Eventmaker avec des droits limités.
Selon votre configuration, les hôtes et hôtesses pourront par exemple :
accéder à un formulaire pour inscrire un nouveau participant ;
consulter la liste des participants ;
compléter ou modifier certaines informations.
L'utilisation d'un compte spécifique permet ainsi de limiter les accès accordés aux équipes présentes sur place.
2. Utiliser l'application Check-in
Le compte OnSite peut également être utilisé pour connecter vos appareils à l'application Check-in Eventmaker.
La connexion à l'application peut être réalisée à l'aide d'un QR code associé au compte OnSite. Une fois connecté, l'utilisateur retrouve les événements auxquels ce compte a accès et peut réaliser les check-ins des participants sur place.
Un même compte OnSite peut ainsi être utilisé pour préparer les appareils nécessaires à l'accueil de votre événement.
Créer votre compte OnSite
Vous pouvez créer et administrer vous-même votre compte OnSite depuis votre back-office Eventmaker.
Lors de sa création, renseignez :
une adresse email ;
un prénom et un nom ;
les événements auxquels le compte doit avoir accès ;
⚠️ le rôle Opérateur.
💡 N'hésitez pas à utiliser les alias avec votre adresse email.
exemple : test@eventmaker.com ➡️ test+onsite@eventmaker.com
C'est la même adresse email qui sera utilisé pour recevoir les communications.
Le nom et le prénom peuvent être génériques, par exemple Compte Hôtesse, puisqu'il n'est pas nécessaire que le compte corresponde à une personne physique précise.
N'attribuez pas un rôle Administrateur ou Administrateur d'événement à un compte destiné aux équipes terrain. Ces rôles disposent de droits beaucoup plus importants et pourraient permettre à leurs utilisateurs d'accéder à des fonctionnalités ou informations qui ne leur sont pas destinées.
Pensez également à ne donner accès qu'aux événements nécessaires.
Choisir l'adresse email du compte
L'adresse email utilisée est particulièrement importante car les connexions à Eventmaker sont désormais protégées par une double authentification (2FA).
Le compte OnSite sera donc lié à cette adresse pour son authentification.
Dans la mesure du possible, privilégiez une adresse générique et pérenne appartenant à votre organisation, plutôt que l'adresse personnelle d'un collaborateur.
Par exemple, si le compte est créé avec l'adresse professionnelle d'une personne qui quitte ensuite l'entreprise ou change de responsabilités, l'accès à cette adresse peut être perdu et compliquer les futures connexions au compte OnSite.
Si vous utilisez malgré tout une adresse nominative, pensez à anticiper le transfert de cet accès en cas de changement d'équipe.
Utiliser la double authentification à plusieurs
Si plusieurs personnes doivent pouvoir se connecter au même compte OnSite, vous pouvez configurer la double authentification à l'aide d'une application d'authentification, telle que Google Authenticator, Authy ou une application équivalente.
Lors de la configuration de la double authentification, un QR code vous est présenté.
Vous pouvez permettre aux différentes personnes autorisées à utiliser le compte de scanner ce QR code dans leur propre application d'authentification lors de la mise en place initiale.
Elles pourront ensuite générer directement leur code de double authentification depuis leur appareil sans dépendre de la personne ayant initialement configuré le compte.
⚠️ Le QR code de configuration de la double authentification constitue un élément sensible. Toute personne qui le possède peut générer des codes d'authentification pour ce compte.
Pour plus d'informations, consultez notre article dédié à la configuration de la double authentification avec une application.
Quelques bonnes pratiques
Avant votre événement, nous vous recommandons de :
vérifier que le compte dispose uniquement du rôle Opérateur ;
vérifier les événements auxquels il a accès ;
tester une connexion au back-office ;
tester l'accès à l'application Check-in ;
configurer la double authentification sur les appareils ou auprès des personnes qui en auront besoin ;
éviter d'effectuer la première connexion ou la configuration de la 2FA au dernier moment le jour de l'événement.
Si le propriétaire de l'adresse email utilisée pour le compte quitte votre organisation, pensez également à modifier ou recréer le compte OnSite avant que son adresse ne soit désactivée.
Besoin d'aide ?
Vous pouvez créer et administrer vous-même vos comptes OnSite afin de conserver la maîtrise de leurs accès et de leur double authentification. Si vous préférez qu'Eventmaker configure le compte pour vous, nos équipes peuvent également vous accompagner dans sa création.