Inviter vos collaborateurs sur Eventmaker permet à votre équipe d’accéder à la plateforme et de gérer ensemble votre évènement.
⚠️ Plus il y a de collaborateurs sur un évènement, plus vous perdrez la main sur les changements opérés sur les paramétrages du back-office de votre évènement.
Eventmaker permet de gérer les accès et les droits des collaborateurs. Chaque personne invitée peut se voir attribuer des permissions spécifiques selon ses responsabilités (organisation, communication, gestion des exposants…) Cela garantit la sécurité des données tout en facilitant la collaboration.
Comment inviter un collaborateur ?
⚠️ Il faut être administrateur pour pouvoir inviter un collaborateur.
Lorsque vous êtes sur votre évènement, cliquez en haut à droite de votre interface sur l’icône de votre profil puis sur gérer les utilisateurs du compte. Cliquez sur + Ajouter un membre et rentrez son email, son nom, son prénom, choisir la langue et le rôle que le collaborateur aura sur la plateforme. Choisissez enfin à quel évènement ce collaborateur aura accès. Une invitation sera envoyée au mail de ce dernier, il devra cliquer sur « Accepter l’invitation » et choisir son mot de passe qui lui permettra d’accéder à la plateforme.
Choisir et ajouter un rôle :
Au moment de l’invitation d’un collaborateur, vous devez choisir son rôle sur la plateforme. Les différents rôles préenregistrés sur la plateforme sont :
Administrateur : Possède tous les droits sur le compte.
Administrateur d’évènements : possède tous les droits sur les évènements auxquels il a accès, mais ne peut pas gérer le compte.
Opérateur : Peut uniquement accéder à la liste des participants et à l’ajout via le formulaire public.
Statistiques : peut accéder uniquement aux données en lecture seule (pas de modification).
Vous pouvez également ajouter un rôle en cliquant sur « +Ajouter un rôle » dans l'onglet Rôles. Vous pouvez lui donner un Nom, une description (pour savoir à quelle fonction ce rôle correspond), et choisir ce que ce rôle va pouvoir modifier ou non sur le back-office de votre évènement. Enfin, validez votre action.
Vous avez la possibilité de modifier les accès que vous souhaitez donner à vos collaborateurs en modifiant le statut dans menu.
Gestion des droits et sécurité :
Veillez à attribuer uniquement les droits nécessaires à chaque collaborateur pour limiter les risques.
En cas de départ ou de changement, vous pouvez modifier ou révoquer les accès à tout moment.
Ajouter un administrateur depuis un événement
Il est également possible d’ajouter des administrateurs directement depuis un événement.
Étapes :
Depuis votre événement, cliquez sur les trois petits points en haut à droite.
Cliquez sur Événement.
Accédez à la section Administrateurs.
Cliquez sur Ajouter un administrateur.
Vous pouvez :
Renseigner l’email, le nom, le prénom et la langue d’une nouvelle personne.
Ou sélectionner un administrateur déjà existant sur le compte pour l’ajouter à l’événement.
Depuis cette section, vous pouvez également gérer les notifications administrateur, notamment :
Recevoir ou non les notifications d’erreur.
Recevoir ou non les notifications de suppression de participants.
Gestion des droits et sécurité
Attribuez uniquement les droits nécessaires à chaque collaborateur.
Vérifiez régulièrement les accès actifs.
En cas de départ ou de changement de rôle, vous pouvez modifier ou révoquer les accès à tout moment.
Une gestion rigoureuse des rôles permet de sécuriser les données tout en maintenant une collaboration fluide.