Que ce soit via l’émargement manuel ou le scan de badges, l’application offre aux équipes d’accueil un outil fiable pour vérifier les accès, suivre les flux en temps réel et assurer une expérience fluide pour les participants.
Cet article présente l’ensemble des fonctionnalités disponibles et les bonnes pratiques pour une gestion optimale des entrées.
1. Activation de l’Émargement Basique
Pour utiliser l’émargement avec Eventmaker Check-in, la fonctionnalité Émargement basique doit être activée dans le module Sur site de votre événement.
Elle permet d’afficher la liste des participants et de réaliser leurs check-ins manuellement ou via scan.
2. Se connecter à Eventmaker Check-in
La connexion à l’application se fait avec les mêmes identifiants que la plateforme web pour les "organisateurs".
Une fois connecté, vous pourrez :
sélectionner l’événement,
choisir le point de check-in (Entrée, Conférence, Dîner…).
Le menu principal permet également de :
changer de point d’accès,
synchroniser les participants,
consulter les statistiques en temps réel,
accéder aux paramètres de configuration.
3. Émarger les participants (mode liste)
Accéder à la liste
Depuis le menu de configuration, cliquer sur Émarger pour ouvrir la liste des participants.
Rechercher un participant
La recherche peut se faire par :
nom,
prénom,
société.
Cela peut être effectué via :
la barre de recherche,
ou l’icône loupe.
Actions disponibles
En cliquant sur un participant, il est possible de :
check-in / émarger,
annuler le check-in,
éditer les infos,
consulter la fiche du participant.
Si un message personnel est configuré, il s’affiche automatiquement.
Indicateurs visuels
Deux éléments permettent d’identifier un check-in :
un “1” visible à droite du nom,
un trait vert à gauche.
Code couleur :
Vert : accès autorisé;
Rouge : accès refusé ou participant déjà émargé;
Orange : accès à des horaires non conformes;
Bleu : pas de connexion internet, absence de synchro.
Ajouter un invité manquant
En cas d’oubli ou d’accompagnant non inscrit, il est possible d’ajouter manuellement un participant via la vignette en bas à droite.
4. Scanner les badges (mode scan)
Depuis la configuration, cliquer sur Scan pour activer la lecture du QR code.
Caractéristiques :
l’appareil photo s’ouvre automatiquement,
un bouton permet de basculer vers la liste,
il est possible de changer de point d’accès depuis le menu principal.
Les règles d’accès (vert/rouge) s’appliquent également en mode scan.
5. Statistiques en temps réel
Les statistiques donnent une vision précise de la fréquentation :
participants attendus,
présents,
non venus,
flux par point d’enregistrement.
Pour y accéder :
Ouvrir le menu (icône en haut à gauche),
Choisir Statistiques.
Les données sont également consultables depuis la plateforme web, sur mobile ou ordinateur.
6. Synchronisation des données & gestion hors ligne
Eventmaker Check-in fonctionne même sans connexion Internet.
Les check-ins sont enregistrés localement
La synchronisation se fait dès qu'une connexion est retrouvée
Pour forcer la synchronisation : menu → Rapport d’envoi → Envoyer les données
Si le bouton n’apparaît pas, toutes les données sont déjà synchronisées.
7. Accès guidé (mode sécurisé pour le personnel d’accueil)
Si vous déléguez le contrôle d’accès à du personnel, vous pouvez verrouiller l’application sur un point spécifique.
Activation :
Ouvrir le menu
Aller dans Paramètres
Cliquer sur Accès guidé
Saisir votre mot de passe Eventmaker
Ce mode empêche tout changement de configuration non autorisé.
8. Cas particuliers : Événements de plus de 5 000 participants
Émargement manuel (mode liste)
Synchroniser plus de 5 000 participants localement n’est pas possible.
→ Connectez l’appareil au WiFi : la recherche se fait automatiquement en ligne.
Scan de badges
Le scan fonctionne sans synchronisation complète :
→ Une connexion WiFi suffit pour scanner autant de participants que nécessaire.
Résumé des possibilités dans Eventmaker Check-in
Fonction | Mode Liste | Mode Scan |
Recherche par nom / société | ✔️ | — |
Scan QR code | — | ✔️ |
Check-in / Annuler | ✔️ | ✔️ |
Éditer les infos | ✔️ | — |
Ajouter un participant | ✔️ | — |
Gestion des accès (vert/rouge/orange/bleu) | ✔️ | ✔️ |
Statistiques | ✔️ | ✔️ |
Hors ligne + synchronisation | ✔️ | ✔️ |
Conclusion
Eventmaker Check-in offre un système complet et flexible pour gérer les accès à votre événement.
Grâce à ses modes d’émargement et de scan, ses statistiques en temps réel et ses outils de contrôle, il permet une gestion fluide, fiable et adaptée à tous les types d’événements, même ceux accueillant plusieurs milliers de participants.