Auto-inscription, automatisations & règles de check-in
Eventmaker propose désormais plusieurs mécanismes pour automatiser et fluidifier le check-in des participants selon différents contextes :
accès live sans inscription préalable,
création automatique de check-in via les automatisations,
règles avancées pour gérer des événements liés ou des sources externes.
Ce guide présente l’ensemble de ces fonctionnalités de manière unifiée.
1. Accès Live : auto-inscription au check-in
Dans le paramétrage d’un point d’accès Live, une nouvelle option est disponible :
Auto-register guest on check-in
(Inscription automatique lors du check-in)
Lorsque cette option est activée et que :
le point d'accès est gratuit,
le point d'accès a une capacité illimitée,
👉 Eventmaker affiche automatiquement un bouton « Accéder au live » au participant sans lui demander de s’inscrire à la session au préalable.
Objectif : Simplifier l’accès au contenu live, réduire les frictions, éviter l’étape d’inscription.
2. Automatisation : création automatique d’un check-in
Une nouvelle action est désormais disponible dans le module Automations :
Create a check-in (Créer un check-in)
Cette action permet de créer automatiquement un check-in lorsqu’une condition est remplie (ex. inscription, ajout manuel, import…).
Paramètres de l’action :
Guest → le participant à check-in
Check-in point → le point d’accès concerné
Access type →
physical (scan ou présence physique)
virtual (accès live, participation numérique)
Exemple d’usage
Lorsqu’un participant s’inscrit sur place via un formulaire dédié → créer automatiquement son check-in d’entrée.
Lorsqu’un participant valide une étape en ligne → générer un check-in virtuel.
Synchronisation automatique entre un outil tiers et Eventmaker.
Cette fonctionnalité ouvre la voie à des scénarios avancés sans intervention manuelle.
3. Règles avancées de check-in (multi-événements & sources externes)
Certaines organisations ont besoin de traiter des check-ins provenant :
d’un autre événement Eventmaker,
d’une solution externe (autre plateforme, billetterie, CRM…).
Les règles de check-in permettent cette gestion.
3.1 Cas 1 : Deux événements Eventmaker liés
🎯 Objectif : lorsqu’un participant est scanné sur l’événement A, il doit être créé et checké automatiquement dans l’événement B.
Exemple typique :
Vous organisez deux événements simultanés (ex : Eurofa et Eurofi) et souhaitez une synchronisation automatique.
Configuration :
Accéder à Points de check-in → Règles de check-in
Dans Extraire le participant d’un autre événement, choisir l’événement source
→ Exemple : sélectionner Eurofi comme source pour EurofaLier les catégories entre elles
→ Ex : VIP Eurofi → VIP EurofaEnregistrer via Valider
Résultat :
✔ Si un participant scanné sur l’événement B n’existe pas sur A, il est créé instantanément et son check-in est enregistré.
3.2 Cas 2 : Création automatique depuis une plateforme externe
🎯 Objectif : lorsqu’un badge provenant d’un système externe est scanné sur Eventmaker, le participant est créé et checké automatiquement.
Utilisé notamment lorsque :
les badges proviennent d’un système de billetterie externe,
les invitations/billets ont été générés hors Eventmaker,
vous souhaitez un accueil totalement fluide à l’entrée.
Configuration :
Accéder à Points de check-in → Règles de check-in
Dans Créer un participant au moment du check-in, définir la chaîne unique présente sur les badges externes (ex : préfixe du QR code)
Lier les catégories entre elles
Enregistrer via Valider
Résultat :
✔ Le scan crée immédiatement un participant + enregistre un check-in.
✔ Aucune étape intermédiaire n’est requise.Mettre en place des règles de check-in