Le conférencier
Ce guide vous accompagne dans la préparation et l'animation de vos webinars et visioconférences sur Eventmaker.
Bien préparer son environnement
🎭 Mise en scène
Quelques bonnes pratiques vous permettront d'offrir une expérience plus agréable à vos participants.
Soignez votre éclairage en plaçant une source de lumière face à vous et évitez les contre-jours (par exemple une fenêtre derrière vous).
Choisissez un arrière-plan sobre et professionnel afin de limiter les distractions.
Placez votre caméra à hauteur des yeux pour un rendu plus naturel.
Installez-vous dans un environnement calme afin de limiter les bruits parasites.
🖥️ Matériel
Avant votre intervention, nous vous recommandons de :
utiliser Google Chrome dans sa dernière version (Internet Explorer n'est plus compatible avec les fonctionnalités de visioconférence) ;
privilégier un ordinateur plutôt qu'un smartphone ou une tablette ;
vérifier le bon fonctionnement de votre caméra, de votre microphone et de votre connexion Internet ;
utiliser un second écran si vous prévoyez de partager votre écran ;
porter un casque ou des écouteurs afin d'éviter les effets d'écho ;
fermer les applications inutiles, les téléchargements en cours et les notifications susceptibles de perturber votre intervention.
Conseils pour votre intervention
Une bonne préparation contribue à la réussite de votre session.
Nous vous recommandons de :
commencer par présenter les objectifs et le déroulement de votre intervention ;
attendre quelques minutes avant de démarrer afin de laisser le temps aux retardataires de rejoindre la session ;
alterner les supports (présentation, images, démonstration, site web...) pour maintenir l'attention ;
privilégier des messages courts et des titres clairs ;
illustrer vos propos avec des exemples ou des histoires pour faciliter la compréhension ;
encourager les participants à poser leurs questions via le chat et leur indiquer à quel moment elles seront traitées ;
adopter un ton naturel et conversationnel afin de favoriser les échanges ;
couper votre microphone en cas d'interruption ou de bruit parasite ;
répéter votre présentation en amont afin d'être parfaitement à l'aise le jour J.
Astuce
Si vous prévoyez d'utiliser un arrière-plan virtuel, pensez à le tester avant le début de votre intervention afin de vérifier le rendu avec votre éclairage et votre caméra.
Procédure de connexion
Se connecter
Depuis l'email de confirmation, accédez au programme de votre événement. Vous pouvez également vous connecter depuis votre espace en ligne.
Une fois sur votre programme personnel ou sur la page de l'événement, cliquez sur Accéder au direct.
Le bouton Accéder au direct est disponible avant le début de votre session afin de vous permettre de tester votre matériel.
Autoriser sa caméra et son microphone
Avant de rejoindre votre session, vous accédez à un espace de préparation dans lequel vous devez autoriser l'accès à votre caméra et à votre microphone.
Si vous possédez plusieurs caméras ou microphones, vous pourrez sélectionner le périphérique à utiliser directement depuis cette interface.
Personnaliser son arrière-plan
Depuis cet écran, vous pouvez également personnaliser l'arrière-plan de votre caméra avant de rejoindre votre session.
Pour cela, cliquez sur le bouton Arrière-plan.
Plusieurs options sont disponibles :
Aucun filtre
Flou léger
Flou prononcé
Une des images proposées par défaut
Une image personnalisée importée depuis votre ordinateur
Vous pourrez modifier votre arrière-plan à tout moment pendant votre webinar ou votre visioconférence.
À noter
Les arrière-plans virtuels sont disponibles pour les Webinars et les Visioconférences. Ils ne sont pas disponibles pour les Streamings.
En cas de problème
Si votre navigateur ne vous propose pas d'autoriser votre caméra ou votre microphone, consultez la documentation correspondante :
Navigateur | Lien |
Safari | |
Chrome | |
Firefox | |
Internet Explorer | |
IOS | |
Android |
Internet Explorer n'est plus compatible avec les fonctionnalités de visioconférence.
NB : Si vous avez plusieurs caméras ou micro, vous pourrez les sélectionr depuis le module central.
Rejoindre le direct
Une fois votre caméra et votre microphone configurés, vous pouvez rejoindre votre session.
Participer à une visioconférence
Cliquez sur Participer pour rejoindre les participants déjà connectés.
Après quelques secondes de connexion, vous rejoindrez automatiquement la visioconférence.
Animer un webinar
Cliquez sur Rejoindre le SAS pour accéder à l'espace de préparation réservé aux conférenciers.
Le SAS vous permet de finaliser vos derniers préparatifs avant le début du direct. Si plusieurs intervenants sont prévus, vous pourrez également échanger entre vous avant le lancement du webinar.
Lorsque tous les intervenants sont prêts, cliquez sur Démarrer le live.
Une fenêtre de confirmation s'affiche avant le lancement.
À noter
Vous pouvez lancer le live jusqu'à 15 minutes avant l'heure de début prévue.
Dès qu'un intervenant confirme le lancement, tous les conférenciers présents dans le SAS rejoignent le direct simultanément.
Un court compte à rebours de quelques secondes est affiché avant le début de la diffusion.
Dès le lancement du live, l'enregistrement du replay démarre automatiquement.
Une fois le live lancé, un court compte à rebours de 5 secondes s'affiche avant votre passage en direct.
Dès le début de la diffusion, l'enregistrement du replay démarre automatiquement.
Terminer le direct
Une fois votre intervention terminée, il vous suffit de quitter la session.
Visioconférence : le direct se termine automatiquement lorsque le dernier participant quitte la session.
Webinar : le direct se termine lorsque le dernier conférencier clique sur Quitter le live.
Actions et interactivité pendant le direct
Informations générales
Le bandeau supérieur vous permet de consulter à tout moment :
le nom de votre session ;
sa date et son horaire ;
le nombre de participants connectés.
Si la fonctionnalité est activée, vous pourrez également accéder à l'onglet Questions, qui regroupe les messages du chat mis en avant par les modérateurs.
b. Vous animez un webinar : Quand le dernier intervenant clique sur Quitter le live, le direct se termine.
Gérer son micro et sa caméra
Depuis les commandes situées sous votre vignette, vous pouvez activer ou désactiver votre caméra et votre microphone à tout moment pendant votre intervention.
Bon à savoir
Si votre caméra n'est pas indispensable pendant une partie de votre présentation, vous pouvez la désactiver afin de réduire la consommation de bande passante.
Partager son écran ou un média
Le bouton Partager vous permet de diffuser votre écran ou un fichier multimédia aux participants.
Vous avez le choix entre deux types de partage :
Partager votre écran pour présenter une application, une démonstration ou votre navigateur.
Partager un média (PDF ou vidéo) directement dans le webinar ou la visioconférence.
Conseil
Vous pouvez importer vos médias :
avant d'accéder au SAS ;
depuis le SAS ;
pendant le direct.
Pour un lancement plus fluide, nous vous recommandons de télécharger et de tester vos fichiers avant le début de votre session.
Le chat
Le chat permet aux participants de poser leurs questions et d'interagir avec les conférenciers tout au long de la session.
Vous pouvez répondre directement depuis la zone de saisie et réagir aux messages à l'aide des émojis disponibles.
Modes de modération
Selon la configuration choisie pour votre événement, le chat peut fonctionner de trois façons :
Sans modération
Les messages sont publiés immédiatement et sont visibles par tous les participants.
Modération active
Les messages sont visibles uniquement par les conférenciers et les modérateurs jusqu'à leur validation.
Vous pouvez :
approuver un message pour le rendre visible à tous ;
supprimer un message si vous ne souhaitez pas le publier.
Modération passive
Les messages sont visibles immédiatement par tous les participants, mais peuvent être supprimés à tout moment par les conférenciers ou les modérateurs.
Mettre une question en avant
Vous pouvez mettre un message du chat en avant en cliquant sur Sélectionner ce message.
Le message apparaîtra alors dans l'onglet Questions, afin d'être retrouvé plus facilement pendant votre intervention.
Donner la parole à un participant (Webinar uniquement)
Dans un webinar, les participants peuvent demander à intervenir en direct.
Lorsqu'une demande est reçue, une notification apparaît sur le bouton de gestion des prises de parole.
En ouvrant ce menu, vous pourrez :
consulter les demandes en attente ;
connaître le motif de la demande ;
accepter ou refuser une intervention.
Si vous acceptez une demande, le participant devra autoriser sa caméra et son microphone avant de rejoindre le plateau. Cette opération peut prendre quelques instants.
Le participant pourra ensuite quitter l'intervention lui-même ou vous pourrez lui retirer la parole à tout moment depuis le menu de gestion.
À noter
Un participant ne peut pas intervenir pendant un partage d'écran ou de média.
Les participants ne peuvent pas partager leur propre écran lorsqu'ils interviennent.
Le visiteur peut terminer son intervention depuis son interphase, ou vous pouvez lui retirer la parole depuis le menu de gestion de la prise de parole.
Questions fréquentes
Mon écran reste noir pendant un webinar ou une visioconférence
Si votre caméra ne s'affiche pas, vérifiez les points suivants :
votre ordinateur dispose bien d'une webcam et celle-ci n'est pas masquée ;
votre navigateur est autorisé à accéder à la caméra (vous pouvez vérifier les autorisations en cliquant sur le cadenas situé à gauche de la barre d'adresse de votre navigateur) ;
votre caméra n'est pas déjà utilisée par une autre application (Microsoft Teams, Zoom, Skype, etc.).