Ce guide détaille les étapes clés :
Télécharger votre template d'import & préparer votre import
1. Préparation du fichier d’import
Formats supportés
L’import peut se faire via un fichier :
.xls.csv
Vos colonnes d'imports
(une colonne par champ en gras)
🟢 Informations obligatoires
Email et/ou Numéro de téléphone
Au moins une des colonnes suivantes doit être présente pour vos campagnes.
🔵Informations importantes :
Nom | Prénom
Cela vous permettra d’envoyer des emails personnalisés et d’améliorer l’expérience utilisateur dans les formulaires ou sur le site.
🟠Informations optionnelles
Nous conseillons d’ajouter une colonne par champ d’information que vous collectez habituellement ou que vous demandez dans votre formulaire d’inscription.
Exemples : Société | Fonction |Codes internes | etc.
Cela permet de préremplir le formulaire pour le participant, éviter les erreurs de saisie mais surtout accélérer son parcours d’inscription.
⚠️ Cas spécifique : mise à jour massive
Lors d’un import destiné à mettre à jour des participants existants, la colonne permettant d’identifier un participant dépend de votre configuration :
Événement avec Email unique activé → Email
Événement sans Email unique → UID
L’UID est créé automatiquement par la plateforme
Il est exportable depuis la liste des participants
C’est le seul identifiant garanti sans ambiguïté dans ce cas
2. Mapping des colonnes
Après téléchargement du fichier, Eventmaker affiche une interface permettant d’associer chaque colonne du fichier avec un champ existant sur l’événement.
Deux options de mapping disponibles :
A. Mapping manuel
Pour chaque colonne, tu choisis manuellement dans une liste déroulante le champ Eventmaker correspondant.
Utile si :
tu as des colonnes mal nommées,
tu veux contrôler précisément les correspondances.
B. Mapping automatique
Eventmaker va associer automatiquement les colonnes de ton fichier aux champs existants en se basant sur le nom des colonnes.
✔ Fonctionne lorsque les noms sont explicites et propres
✔ Permet un gain de temps important
3. Choix des catégories
Une fois le mapping validé, Eventmaker te demande d’attribuer une catégorie d’inscription à l’ensemble des participants du fichier.
Exemples de catégories :
Visiteur,
Exposant,
Organisation,
Staff,
Presse.
⚠️ Cette étape est obligatoire si ton fichier ne contient pas de colonne "Catégorie". Sinon vous pouvez avoir un import avec de multiples catégories d'un coup.
4. Choix du statut & du type d’inscription
Après avoir choisi la catégorie, tu dois décider comment les participants seront intégrés dans l’événement. Tu as deux options :
A. Importer comme “Invités”
Leur statut initial sera du type À inviter. Ce mode permet ensuite :
d’envoyer une campagne d’invitation séparément,
de gérer un workflow d’inscription classique.
B. Importer comme “Inscrits”
Dans ce cas, Eventmaker considère que les participants ont complété leur inscription.
Conséquence :
Ils reçoivent immédiatement un email de confirmation si celui-ci est activé dans la catégorie.
Leur statut devient Inscrit.
Utile lorsque :
l’organisateur a déjà collecté les informations via une autre source externe,
On inscrit des VIP ou des personnes pour lesquelles on veut éviter le formulaire.
5. Simulation d’import & confirmation
Avant la finalisation, Eventmaker affiche une page récapitulative :
Tu peux y voir :
le nombre de participants créés et mis à jour,
les erreurs détectées (email manquant, doublons, formats invalides…),
les correspondances de champs.
Actions possibles :
Revenir en arrière pour modifier le mapping,
Confirmer l’import pour finaliser.
Suite à l'import, un rapport d’import est généré avec les éventuels messages d’erreurs.
6. Bonnes pratiques recommandées
✔ Nettoyer le fichier avant import
pas de doublons,
emails valides,
champs cohérents.
✔ Importer par lots
Si différentes catégories existent, il est souvent plus simple de créer plusieurs fichiers :
un fichier = une catégorie
✔ Utiliser les vues personnalisées
Après import, configure des colonnes pour vérifier visuellement :
catégorie,
statut,
champs personnalisés.