Importer mes participants
Quelques règles de bases
Votre fichier doit-être sous les formats .xls, .xlsx ou .csv.
Une ligne doit être attribuée par participant.
Une colonne doit correspondre à une information : un champ, une accréditation ou une catégorie.
Les règles de mise en forme de votre fichier seront reprises : le respect des majuscules ou des minuscules qui apparaîtront par exemple sur vos badges.
Pour importer votre fichier, consultez cet article.
Gestion avancée
Importer une catégorie
Il est possible d'importer des participants appartenant à différentes catégories. Il suffit de créer une colonne qui renseigne le nom de la catégorie du participant.
Importer une accréditation
Vous pouvez également importer des accréditations spécifiques à chaque personne. Pour cela, vous devrez créer une colonne pour chaque check-in point pour lequel vous souhaitez importer des accréditations. Les différentes valeurs pourront être :
-1 : le nombre d’accès sera illimité pour la personne concernée et le check-in point de la colonne
0 : l’accès ne sera pas attribué. Si la personne a déjà cette accréditation et que vous faites un export de mise à jour, l’accréditation sera supprimée pour ce point de check-in.
Autre valeur numérique > 0 : le nombre d’accès sera égal à la valeur lue.
Valeur non numérique : la cellule sera ignorée.
Valeur vide : la cellule sera ignorée.
Importer mes sessions de programme
name : Nom de la session
display name: Nom de la session affiché au public
uid : Identifiant de la session (automatiquement créé si vide)
session_type : Type de la session (conférence, atelier, formation, autres, ...)
thematics : Thématiques de la session séparées par des virgules
location : Lieu de la session
capacity : Capacité (mettre -1 pour illimité)
price : Prix
tax : Taxe (ex : 5.5 pour 5.5%)
start_date : Date de début au format universel (ex : 2020-04-22T09:00:00+02:00 pour le 22 avril 2020 à 9h - heure de Paris - 2h de décalage)
end_date : Date de fin au format universel
description: Champ de texte, vous pouvez en modifier la police et la taille des caractères
checkinable : Check-in activé ou non sur la session (valeur acceptée : true ou false)
speakers : Conférenciers (représentés par des UIDs) de la session séparés par des virgules
exhibitors : Exposants (représentés par des UIDs) de la session séparées par des virgules
illustration : URL vers une image déjà stockée sur interne
Champs respectif aux sessions en Live
location : Lieu de la session, nom de la salle
live_session_type : Type de live (webinar pour webinaire, streaming pour streaming, video_conference pour video conférence et from_video_file pour pré-enregistré)
archive_streams : Enregistre le flux de la session et propose des rediffusions (true ou false)
live_session_chat_moderation_type : Type de moderation (none, passive ou active)
before_start_notification_enabled : Permet aux participants de recevoir une notification 5mn avant le début du live (true ou false)
chat_highlight_messages_enabled : Autorise la sélection des questions dans le chat (true ou false)
Pour obtenir un fichier avec vos propres sessions, pour les mettre à jour plus facilement vous pouvez aussi passer par la page programme, session, cliquer sur plus puis exporter la liste des sessions. Vous pourrez ainsi mettre à jour via un excel l'ensemble de vos sessions déjà disponible et en ajouter si vous en avez davantage !
Importer mes thématiques
Télécharger le fichier modèle
Un exemple de fichier conforme est affiché sur la page d’import pour aider à la structuration. Les colonnes minimales requises sont :
name(nom de la Thématique)color(couleur associée)
Des colonnes optionnelles permettent d’enrichir l’import :
uid: identifiant unique de la Thématique, utile pour mettre à jour les données ou conserver une référence externe.path: structure hiérarchique des parents, séparée par des flèches (→). Exemple :Sport → Raquettedéfinit un parentSportcontenant un sous-thèmeRaquette.
Hiérarchie et traduction
La colonne path permet de reconstituer un arbre de classification, avec jusqu’à six niveaux hiérarchiques pris en charge. Les Thématiques parentales mentionnées dans le path sont automatiquement créées si elles n’existent pas dans la base de données, sans qu’une ligne dédiée leur soit nécessaire.
Lorsque des langues supplémentaires sont activées sur l’événement, des colonnes de traduction peuvent être ajoutées pour chaque langue. Cela permet une gestion multilingue fluide des intitulés de Thématiques.
Suivi d’import et gestion des erreurs
Après dépôt du fichier, l’utilisateur peut suivre la progression de l’import en direct. En cas d’erreur, un récapitulatif clair est affiché en modal avec les lignes concernées et les problèmes identifiés.
Export des Thématiques
Depuis la même page, il est possible d’exporter l’intégralité des Thématiques. Le fichier généré reprend toutes les colonnes compatibles avec l’import. Cette fonctionnalité facilite les modifications de masse et les réimportations, notamment pour les mises à jour ou ajustements de structure.
Configuration requise
Pour accéder à cette fonctionnalité, l’utilisateur doit disposer des droits nécessaires sur la liste des Thématiques d’un événement.
Les exigences techniques sont les suivantes :
Un fichier Excel structuré selon le modèle affiché.
Remplissage des colonnes obligatoires (
name,color).Vérification rigoureuse de la cohérence des champs
path.Ajout des colonnes de traduction si des langues multiples sont activées.