À retenir avant de commencer
Notre connecteur communique uniquement avec les objets CRM et Marketing standards de HubSpot suivants :
Contacts
Transactions
Segments
Événements marketing
Par ailleurs il ne supprimera jamais des objets de votre instance. En effet, notre connecteur a pour fonction de faire remonter les données d'inscription de vos événements, et dans ce but il ne fera que créer ou mettre à jour les entités sus-citées.
Informations principales
Catégories de participants à faire remonter dans HubSpot
Il n'est pas obligatoire de faire remonter tous les participants d'un événement dans HubSpot. Indiquez simplement les catégories de participants concernées via la liste déroulante.
Processus
La remontée des participants dans HubSpot passe par notre outil d'Automatisation ; 4 processus sont configurés automatiquement pour vous et vous pouvez y accéder en mode lecture uniquement.
Vous pouvez cependant les désactiver individuellement. Par exemple, si vous ne souhaitez pas faire remonter l'information de venue des participants, vous pouvez désactiver le processus dont le déclenchement se fait à la venue d'un participant.
Contact
Vous n'avez pas besoin de configurer cette section. Elle vous indique seulement que les informations d'un participant viendront alimenter un Contact dans HubSpot.
La chose importante à retenir concerne la réconciliation, qui consiste à vérifier si un participant existe déjà dans votre instance HubSpot en tant que Contact : en effet, celle-ci se fera sur la base de l'adresse email. Cela signifie que si l'adresse email saisie par le participant correspond à l'adresse email d'un Contact dans le CRM, alors celui-ci sera mis à jour, sinon un nouveau Contact sera créé.
En ce qui concerne les champs de Contact qui seront alimentés, veuillez vous référer à la section Tables de mapping entre les champs Eventmaker et HubSpot plus bas.
Transaction
En plus du contact, vous avez la possibilité de créer une transaction dans HubSpot pour chaque participant inscrit. Pour cela, veuillez sélectionner la pipeline et l'étape de la nouvelle transaction.
⚠️ Il n'y a aucune réconciliation des transactions, c'est-à-dire que quelles que soient les données dans le CRM, nous créons une nouvelle transaction lors de la première remontée du participant dans HubSpot. La seule exception c'est si vous avez au préalable importé le participant dans Eventmaker avec un ID de transaction HubSpot.
Vous avez également l'option d'associer la Transaction au Contact HubSpot (recommandée).
Enfin, il est possible de modifier l'étape de transaction quand le participant se fait scanner son badge lors de son arrivée sur l'événement.
⚠️ Par défaut, le nom de la transaction a le format suivant : Deal for NOM_DU_PARTICIPANT. Mais vous pouvez le personnaliser grâce à un champ calculé que vous mapperez dans la Table de mapping des champs de transaction (voir plus bas).
Segment
Grâce au connecteur, il vous est également possible d'ajouter chaque participant inscrit dans dans le segment statique de votre choix sur HubSpot.
Ceci vous permettra d'envoyer par la suite des campagnes marketing ciblées par exemple.
Événement marketing
Si vous souhaitez que l'activité (inscription et venue) d'un Contact sur les événements apparaisse sur sa fiche dans HubSpot, vous pouvez passer par un événement marketing.
Si le contact s'est inscrit à un événement, vous verrez ceci sur sa fiche :
Si le contact a participé à un événement, vous verrez ceci sur sa fiche :
Et dans l'événement marketing, vous aurez accès aux statistiques globales.
Tables de mapping entre les champs Eventmaker et HubSpot
En vue d'alimenter HubSpot avec les données qui vous intéresse, nous devons établir quelles informations de participants il est nécessaire de faire remonter sur le CRM et à quel endroit.
Par exemple on voudra typiquement que le prénom d'un participant représenté par le champ first_name dans Eventmaker aille alimenter le champ firstname du contact dans HubSpot. Ou bien forcer la valeur high du champ priority de la transaction pour tous les participants.
C’est pourquoi vous devez mettre en place deux tables de mapping (ou une seule si vous n'utilisez pas les Transactions).
Pour chaque champ à mapper, vous devez indiquer 4 informations :
le champ HubSpot que vous souhaitez alimenter
le type de la source d'information : il s'agit soit de la valeur d'un champ de participant, soit d'une valeur statique personnalisée
la valeur personnalisée ou bien le nom du champ de participant
le moment où le champ HubSpot sera alimenté : soit uniquement à la création de l'entité sur HubSpot, soit uniquement à sa mise à jour, soit toujours qu'il s'agisse d'une création ou d'une mise à jour ; par défaut le champ sera toujours alimenté sur HubSpot.
Lorsque le connecteur analysera les données d’un participant, chacune des tables de mapping lui permettra de construire les corps de requêtes à l’API conformément à ce qui a été défini.
Il est tout à fait possible pour le connecteur d'alimenter des champs HubSpot personnalisés en plus des champs standards.
De plus, celui-ci gère à la fois les champs Texte, les champs de Liste de valeurs, les champs Case à cocher, et les champs Date/Heure.
⚠️ Grâce au 4è paramètre, vous pouvez tout à fait définir le mapping afin de ne jamais mettre à jour une entité existante : il suffit de choisir l'option "Alimenter à la création" pour chacun des champs. Cela peut être utile si par exemple vous ne souhaitez pas que l'on mette à jour les Contacts, pour lesquels vous pourriez préférer privilégier les données existantes du CRM plutôt que les données d'inscription.