Monitoring depuis la fiche participant
Dans l'encart Références sur les applications tierces de la fiche d'un participant, vous retrouvez ses informations de synchronisation avec HubSpot.
l'ID de Contact auquel est rattaché le participant
l'ID de la Transaction éventuellement associée à ce Contact
les date et heure de la dernière synchronisation avec HubSpot
la dernière erreur obtenue par l'API REST de HubSpot (dans l'idéal il n'y en a pas)
Une erreur peut arriver lors de la toute première synchronisation avec HubSpot, ou bien après une mise à jour alors que le participant est déjà remonté sur HubSpot.
Forcer une nouvelle synchronisation pour un participant
Si la remontée sur HubSpot d'un participant a échoué pour une raison quelconque, vous pouvez relancer la synchronisation des données depuis sa fiche Eventmaker, en cliquant sur le bouton Synchroniser vers HubSpot.
⚠️ Si l'erreur de synchronisation était due à une information invalide du participant, la mise à jour du participant en vue de corriger cette information va quoi qu'il arrive relancer la synchronisation des données vers HubSpot. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de forcer manuellement le renvoi des données.
Monitoring depuis la liste des participants
Afficher les informations de synchronisation HubSpot
Cliquez sur le bouton Affichage au-dessus de la liste des participants, et dans la liste Champs standards, sélectionnez Références sur les applications tierces que vous pouvez ensuite ordonner dans la liste à droite.
Quatre nouvelles colonnes sont désormais affichées dans la liste pour vous donner une idée générale de l'état de l'intégration HubSpot.
Filter la liste des participants
Vous pouvez filtrer la liste des participants grâce au mot-clé de recherche hubspot_sync_status qui peut prendre en valeur soit synced, soit error.
Grâce à la recherche hubspot_sync_status:synced, vous retrouvez tous les participants qui ont été synchronisés au moins une fois dans HubSpot.
Grâce à la recheche hubspot_sync_status:error, vous retrouvez tous les participants dont la dernière synchronisation avec HubSpot a échoué.
⚠️ Attention les 2 listes ne sont pas exclusives : cela signifie qu'un participant dont la dernière synchronisation a échoué est potentiellement déjà remonté sur HubSpot lors d'une synchronisation précédente.
Forcer une nouvelle synchronisation pour une liste de participants
Si une erreur de configuration, que ce soit du côté d'Eventmaker ou de HubSpot, a provoqué un ensemble d'erreurs API lors de la remontée des données vers le CRM, vous pouvez forcer une nouvelle synchronisation depuis la liste des participants.
Pour cela, filtrer la liste pour retrouver les participants concernés, cliquez sur le bouton Plus et sélectionnez l'option Déclencher une action. Ensuite cliquez sur Synchroniser les participants vers HubSpot.
Et enfin cliquez sur Synchroniser.
⚠️ L'envoi des données d'inscription vers HubSpot est toujours asynchrone et est géré via une file d'attente. En fonction de l'activité de la plateforme et du nombre de participants pour lesquels vous avez relancé la synchronisation des données, cela peut prendre quelques secondes (cas le plus probable pour un petit nombre de participants), quelques minutes, voire quelques dizaines de minutes (cas le plus probable pour plusieurs centaines de participants).
Exporter les informations de synchronisation
Grâce à la fonctionnalité d'export des participants de la plateforme, vous pouvez générer un fichier qui contiendra les références sur les applications tierces, et notamment celles de HubSpot
Importer des participants avec des références HubSpot
Avant même leur inscription, vous pouvez tout à fait importer une liste d'invités provenant de votre CRM avec leurs références. Deux colonnes sont disponibles :
hubspot_contact_id : ID du contact HubSpot
hubspot_deal_id : ID de la transaction HubSpot
Le connecteur se servira de ces informations lors de la première synchronisation avec HubSpot - juste après l'inscription d'un participant - au lieu d'effectuer une réconciliation sur la base de l'adresse email.
Vous n'êtes pas obligé de renseigner les deux colonnes lors de votre import
Monitorer les processus automatisés
En plus de la recherche par mot-clé depuis la liste des participants, vous pouvez monitorer votre intégration HubSpot depuis l'historique des exécutions des processus automatisés. Pour rappel la fonctionnalité d'Automatisation est utilisée pour assurer la remontée des données vers HubSpot et 4 processus sont configurés.
L'historique vous propose de filter par processus, par statut et sur une plage de dates.
Admettons qu'il y a eu une salve d'erreurs avec l'API HubSpot à un moment donné et qui étaient dues à un problème ponctuel sur le CRM ; vous pouvez filter, sélectionner puis relancer les tâches en erreur.
Vous verrez alors passer les tâches en Terminé.
