I : Paramétrage Organisateur
1. Objectif de la fonctionnalité
Cette fonctionnalité permet d'offrir une liberté à vos exposants, tout en conservant votre contrôle d'organisateur. Elle est particulièrement utile lorsque :
les exposants doivent proposer eux-mêmes leurs conférences, ateliers ou prises de parole ;
l’organisateur souhaite éviter de collecter les informations par email ou fichier Excel ;
le programme évolue régulièrement ;
les sessions doivent être relues avant publication ;
L’idée est donc de fluidifier la collecte des informations tout en gardant une étape de modération.
2. Activation de la soumission de sessions
Le paramétrage se fait depuis le Créateur de siteweb, sur la page contenant la section Formulaire de session.
Une fois la fonctionnalité activée, un bouton apparaît sur la page de gestion des sessions côté exposant. Ce bouton permet à l’exposant d’accéder au formulaire de création de session.
3. Page de création de session côté exposant
La page générée contient une section Session form préconfigurée.
Sur cette page, il faut vérifier deux éléments :
Activer le mode création
La case Enable sessions creation doit être cochée.
Lorsque cette option est active les éléments suivants deviennent obligatoire :
le nom de la session ;
le créneau horaire ;
le type de session ;
C’est logique : lorsqu’un exposant crée une nouvelle session, il doit pouvoir renseigner les informations nécessaires à sa soumission.
D'autres restent optionnels :
description de la session ;
thématiques ;
intervenants ;
salle ;
Le point important est de garder une configuration cohérente entre le formulaire de création et le formulaire d’édition. Par exemple, si le champ Thématiques est demandé à la création, il est préférable de l’afficher aussi sur le formulaire d’édition. Sinon, l’exposant pourrait soumettre une information qu’il ne pourra plus modifier ensuite.
II : Parcours côté exposant
Une fois le paramétrage terminé, l’exposant dispose d’un bouton depuis son espace personnel pour proposer une nouvelle session. Le parcours est le suivant :
L’exposant accède à son espace personnel.
Il ouvre la page de gestion de ses sessions.
Il clique sur le bouton de création.
Il complète le formulaire de session.
Il soumet sa proposition.
La session apparaît dans sa liste avec un statut de soumission.
À ce stade, la session n’est pas encore visible dans le programme officiel de l’événement. Elle doit d’abord être validée par l’organisateur.
Statuts de soumission
Statut | Signification |
En attente | La session est en attente de validation |
Confirmé | La session a été approuvée |
Rejeté | La session a été refusée |
Le fonctionnement est proche d’un système de modération : l’exposant propose, l’organisateur valide ou refuse.
III : Parcours côté Organisateur
Côté organisateur, les sessions soumises sont accessibles depuis le back-office Eventmaker, dans la section Programme. Un nouvel onglet Soumissions permet de retrouver toutes les sessions proposées par les exposants.
Par défaut, l’organisateur arrive sur les sessions au statut en attente, c’est-à-dire celles qui nécessitent une action. Depuis cette liste, il est possible de :
consulter les sessions en attente ;
filtrer les soumissions ;
rechercher une session ;
ouvrir le détail d’une proposition ;
approuver une session ;
refuser une session ;
modifier les informations de la session.
Lorsque plusieurs soumissions doivent être traitées rapidement, l’organisateur peut utiliser une action de masse depuis la liste des soumissions.
⚠️ Après validation, la session apparaitra dans les différents programmes qui sont disponibles.
Bonne pratique : Prévoir un process de relecture interne
Avant d’ouvrir la fonctionnalité aux exposants, il est utile de définir :
qui valide les sessions ;
sous quel délai ;
quels critères sont obligatoires ;
quelles règles éditoriales doivent être respectées ;
si les sessions refusées doivent faire l’objet d’un message complémentaire hors plateforme.
💡 N'hésitez pas à communiquer vos attentes à vos partenaires pour éviter les aller-retours intempestifs.