Un système d’invitation email intégré, simple et efficace
La fonctionnalité d'invitation exposants a été entièrement revue pour :
Centraliser la configuration des emails au niveau des catégories,
Envoyer les invitations en temps réel dès l’import d’un invité,
Offrir une meilleure expérience pour l’exposant et le participant,
Respecter les préférences RGPD des invités.
Configuration des catégories
Pour activer le système :
Créer une catégorie avec la population exposant (celle qui envoie les invitations).
Créer une ou plusieurs catégories et les personnaliser pour être invitées (celles recevant les invitations).
Configurer un email de type invitation : c’est ce message qui sera envoyé par les exposants.
Par la suite, sur le siteweb, il faudra créer une page ou au moins une section invitation exposants et personnaliser les éléments que vous souhaitez dessus parmi les suivants :
Personnalisation des emails par les exposants
Les exposants (ou leurs collaborateurs) peuvent personnaliser l’email d’invitation grâce à une section sur le site web.
Depuis cette dernière, ils peuvent modifier :
Objet de l’email,
Nom de l’expéditeur,
Adresse de réponse,
Logo,
Message,
URL de politique de confidentialité.
Une prévisualisation en temps réel est disponible dans l’interface. À chaque ajout d’un invité (via formulaire ou import), l’email est automatiquement envoyé.
Opt-in / Opt-out : respect du RGPD
Lorsqu’un exposant invite un contact, le statut email opt-in est activé par défaut.
L’invité peut ensuite se désinscrire (opt-out) s’il le souhaite.
L’exposant voit dans son interface si l’un de ses invités a choisi de se désinscrire de ses communications.
Suivi et gestion des quotas
Les quotas ne sont désormais plus consommés à l'import, mais uniquement lorsque l'invité s’inscrit via l’invitation reçue.
3 types de quotas sont disponibles :
Quota d’invitation (guest quota) : nombre d’invitations qu’un exposant peut envoyer.
Quota de catégorie : quotas liés à la catégorie d’inscription de l’invité.
Quota additionnel : acheté par l’exposant via un produit.
➡️ Tous ces quotas sont additionnés.
Cas de figure :
Si un exposant invite un contact déjà inscrit : aucun quota n’est consommé.
Si deux exposants invitent la même personne, le quota est déduit pour les deux. Le quota de celui dont l’invitation n’a pas été utilisée est ensuite rétabli automatiquement.
Interface exposant : simplicité et transparence
Les statuts des invités sont clairs :
Il existe 10 statuts pour vos invités :
Invité : Vous avez ajouté votre participant à la liste. Il a reçu son email d'invitation. Il en attente d'action pour faire évoluer son statut.
Inscrit : Votre invité est déjà inscrit à l'événement et a reçu son badge par email.
Inscription confirmée par une autre source : Votre invité s'est déjà inscrit, mais il recevra quand même votre invitation.
Importé : Votre invité a été importé dans votre liste.
Email envoyé : L’email d’invitation lui a été envoyé.
Email ouvert : L’email d’invitation a été ouvert.
Email cliqué : L’email d’invitation a été cliqué.
Opt-out : Cette personne a demandé a ne pas recevoir d'email.
Injoignable : L’email d’invitation n’est pas arrivé à destination (cas d’un soft ou hard bounce). Il faut vérifier l’adresse email renseignée, il y a de fortes chances qu’elle soit erronée ou ne soit plus valide.
Non finalisé : Votre invité a commencé son inscription, mais n’est pas allé au bout.
Invitations par code promo
Depuis le web site builder, ajoutez la section "Vos invitations" et cochez Afficher le code promo. Vous arriverez ensuite sur une page similaire à celle-ci, vous permettant de copier vos codes promo et de les exporter.
Création des codes promo
Les codes promo peuvent être importés ou crées. Les champs ci-dessous doivent être remplis lors de la création. L'UID de l'exposant doit être renseigné, c'est lui qui lie le code promo à l'exposant.
Statistiques d'utilisation des codes promo
Des statistiques d'utilisation des codes promo sont disponibles dans l'onglet Rapports pour l'organisation d'événement, et dans le dashboard exposant pour l'exposant sur le site web.
Ils permettent de savoir sur x codes promo utilisés par un exposant, combien de participants sont venus à l'évènement.
Notification lorsqu'un invité se présente à l'événement :
Cette fonctionnalité doit être activée dans l'onglet Leads.
La notification est envoyée uniquement au premier check-in du jour de l'invité, elle comprend l'identity + company name de l'invité, elle est envoyée uniquement à l'exposant par SMS si un numéro de téléphone est renseigné ou par email. Une notification est aussi envoyée sur l'appli et le site web.
Vente de quotas supplémentaires
Vous pouvez permettre aux exposants d’acheter plus d’invitations via un produit lié à un quota :
Produit “Quota d’invitation” (global),
Produit “Quota par catégorie”.
📝 Une fois le produit commandé, le quota est ajouté immédiatement, quelle que soit la validation du paiement.
À retenir
Les invitations sont plus simples à configurer, plus respectueuses du RGPD et mieux intégrées.
Les exposants ont un rôle actif : personnalisation, déclenchement des envois, suivi.
Les quotas sont justes et reflètent les inscriptions réelles.