Les rapports permettent d'étudier le profil de vos visiteurs (provenance, nationalité, fonction) ainsi que d'observer les tendances en termes de contenu (thématiques de vos sessions de programme).
Ils permettent par ailleurs de certifier vos chiffres quand vous y êtes obligés (Déclaration OJS).
Utiliser les rapports Eventmaker
Rendez-vous dans l'onglet Rapport à partir du menu de navigation de droite. Vous êtes alors redirigés sur la page permettant d'accéder au téléchargement de vos statistiques post-événement.
Plusieurs types de rapports
Vous avez ici accès à différents types de statistiques
Fréquentation par population de participant : Les populations de participants sont utilisées pour les comparaisons d'une année N-1 à une année N.
Fréquentation par catégorie d'inscription : Comme son nom l'indique, vous pourrez ici retrouver vos rapports en fonction de la catégorie de chaque participant (visiteur, exposant, VIP).
Fréquentation selon un champ : Vous pouvez filtrer ici la liste des venus selon tous les champs qui existent dans le back-office (société, fonction, pays)
Fréquentation par point de check-in : Vous pouvez retrouver les venus sur tous les points d'accès créés (entrée, ateliers, conférences)
Fréquentation par centres d'intérêt : Comme son nom l'indique, vous pourrez ici retrouver la fréquentation à votre événement trié par thématiques.
Sessions virtuelles : Ce rapport vous permet de prendre connaissance de la durée, le nombre de participants ainsi que du nombre de visionnages en replay pour chacune de vos sessions virtuelles.
Rendez-vous virtuels : Comme les sessions virtuelles, ce rapport vous permet de connaître la durée, le nombre de participants ainsi que du nombre de visionnages en replay pour chacun des rendez-vous virtuels organisés par vos participants.
Ventes par articles : Vous pouvez retrouver ici, l'ensemble des ventes réalisées dans le cadre de votre événement, triées par articles.
Sessions par nombre d'ajouts aux favoris : Découvrez quelles sessions de votre programme ont été le plus enregistrées dans les favoris de vos participants.
Rendez-vous : Vous pourrez retrouver dans cette vue la liste des participants ayant effectué le plus de rendez-vous lors de votre événement.
Invitations envoyées par les exposants : Retrouvez ici le nombre d'inscrits ainsi que le quota d'inscription de chacune de vos entreprises exposantes.
Exposants par nombre d'ajouts aux favoris : Découvrez quels exposants au cours de votre événement ont été le plus enregistrées dans les favoris de vos participants.
Exposants par nombre de leads : Retrouvez la liste de vos exposants triée selon le nombre de leads que chacun a généré.
Produits par nombre d'ajouts aux favoris et évaluations : Comme son nom l'indique, vous trouverez la liste des produits présents sur votre plateforme, le nombre d'ajouts aux favoris ainsi que sa note moyenne et son nombre d'évaluations.
Messages envoyés sur cet événement : Gardez un œil sur le nombre de messages envoyés sur votre plateforme ainsi que leur typologie.
Sur chaque rapport de fréquentation, vous retrouvez le nombre de visiteurs uniques par jour ainsi que le nombre de revisites, si votre événement se déroule sur plusieurs jours. Chaque chiffre est cliquable et vous permet d'accéder directement à la liste de participants inscrits / visites / revisites / non venus.
⚠️ Un rapport peut contenir 200 lignes maximum.
Personnaliser vos rapports
Au sein de chaque onglet, vous pouvez affiner votre recherche en filtrant par jour et par segment.
Par ailleurs, pour personnaliser encore les rapports selon vos besoins, les champs calculés peuvent être utiles, ainsi que la suppression des colonnes indésirables. En effet, à côté de chaque colonne, vous avez une petite corbeille qui vous permet de supprimer les colonnes et conserver uniquement celles qui vous sont utiles.
Sauvegarder les rapports
Après avoir choisi les critères d'affichage (segment, jour, catégorie) du rapport, vous avez la possibilité d'enregistrer cette vue en cliquant sur le bouton + Sauvegarder le rapport. Vous pouvez ici choisir son nom et le retrouver dans la page principale de l'onglet Rapport.
Par ailleurs, chaque rapport a un URL unique, vous pouvez donc l'envoyer par email à vos collaborateurs ayant accès à la plateforme.
Résoudre vos difficultés
La principale difficulté que vous allez rencontrer pour sortir des rapports est l'hétérogénéité de votre base de données : Il y a des trous, où les valeurs ne sont pas correctement groupées. Afin de corriger ces erreurs, 2 méthodes sont possibles :
Retraiter votre base de données via des actions groupées. Pour cela, il faut aller sur l'onglet Liste des participants > Sélectionnez les visiteurs que vous souhaitez modifier dans la liste en cochant les cases à gauche du nom ou bien en sélectionnant le segment de ces personnes > Cliquez sur le bouton Plus > Déclencher une action > ici, vous pouvez mettre à jour les champs et le statut des participants de manière groupée. Cela permettra d'homogénéiser votre base et d'améliorer la qualité de vos statistiques.
Utiliser les champs calculés pour grouper les valeurs L'utilisation de champs calculés permet de faire ressortir des profils de visiteur.
Inclure les participants ayant supprimé leurs données personnelles
Les rapports sont impactés lorsque les invités choisissent de supprimer leurs données personnelles de la plateforme. Pour éviter les incohérences, nous vous recommandons d'utiliser les champs personnalisés. Lorsque vous créez un champ personnalisé (sous l'onglet Champs des participants), vous pouvez cocher qu'il ne contient pas de données personnelles. Ainsi, si un participant efface ses données, vos rapports seront intacts.
Pour aller plus loin...
L'équipe Eventmaker propose de retraiter vos bases de données si vous avez des besoins spécifiques. Vos statistiques seront importées sur Google Spreadsheets et retravaillées par un membre de notre équipe CSM.
Par ailleurs, vous avez la possibilité, via notre API, de synchroniser vos statistiques directement dans un tableau Excel. Vous pouvez vous référer à cet article pour plus d'informations.