Bien que cette fonctionnalité soit particulièrement utile pour les exposants, elle s’applique à tous les types de participants.
Elle se compose :
d’un espace de configuration dans le back-office pour l’organisateur,
d’une nouvelle interface dédiée dans l’espace personnel du participant, lui permettant de suivre et réaliser ses tâches.
Créer et configurer une tâche
1.1 Informations principales
Une tâche est composée de plusieurs éléments essentiels :
Nom de la tâche
Description (affichée au participant → privilégier une formulation claire)
Date limite (optionnelle) : encourage le participant à compléter la tâche avant un moment clé
Segment ciblé : seuls les participants appartenant au segment sélectionné verront cette tâche dans leur espace personnel.
1.2 Modes de complétion de la tâche
Il existe 2 modes :
A. Mode manuel
Le participant indique lui-même qu’il a réalisé la tâche.
Idéal pour des actions non détectables automatiquement (ex : “J’ai réservé mon hôtel”).
B. Mode automatique
La tâche est automatiquement considérée comme complétée dès qu’une condition prédéfinie est remplie.
Les types de conditions disponibles incluent par exemple :
le téléversement d’un logo,
la création de collaborateurs,
l’ajout de produits,
l’envoi d’invitations,
la complétion d’un formulaire,
le remplissage d'un champ spécifique.
Le choix de la condition dépend du type de tâche à contrôler.
1.3 Actions d’aide pour le participant
Vous devez relier l'étape à une page web ou à une étape du formulaire, cela permet de faciliter la complétion des différentes étapes pour vos participants et également de les guider pour qu'ils découvrent votre siteweb.
2. Notifications liées aux tâches
Trois types de notifications sont disponibles :
Les notifications de publicationOptionnelle | Les notifications d’assignationAutomatique | Les notifications de rappelSi date limite |
À la publication d’une tâche, l’organisateur peut choisir d’envoyer une notification instantanée à tous les participants concernés. ⚠️ A l'excès de notifications | Un participant peut assigner une tâche à l’un de ses collaborateurs. Cette notification ne peut pas être désactivée. | Si une date limite est définie, des rappels sont envoyés pour les taches non complétées :
|
Format des notifications
Selon le paramétrage de votre événement, une notification peut prendre la forme :
d’un email,
d’un message chat,
d’une web push notification.
3. Interface participants (Website Section)
Une nouvelle section "Tasks" est disponible sur le site web de l’événement une fois la fonctionnalité activée.
Le participant peut :
consulter les tâches assignées,
voir leur avancement,
accéder directement aux pages nécessaires,
assigner une tâche à un collaborateur,
suivre les dates limites éventuelles.
Le collaborateur assigné reçoit alors les rappels de date limite à la place du participant initial.
4. Suivi de complétion dans le back-office
Dans l’onglet Tasks, l’organisateur peut suivre en temps réel quels participants ont complété quelles tâches. Une vue dédiée permet de filtrer et analyser rapidement la progression des invités.
5. Cas d’usage populaires
Exposants
Téléverser un logo
Ajouter leurs produits
Créer leurs collaborateurs
Envoyer leurs invitations
Compléter leur fiche exposant
Intervenants / Conférenciers
Téléverser photo & biographie
Compléter un formulaire technique
Uploader une présentation
Visiteurs / Participants
Compléter un document obligatoire
Valider un justificatif
Choisir une session ou un atelier