Désinscription & Gestion des Données Participants
Introduction
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, Eventmaker offre à chaque participant un espace sécurisé lui permettant de gérer l’ensemble de ses données personnelles.
Ce dispositif permet aux participants d’exercer leurs droits de manière simple et autonome : se désabonner, consulter leurs données, ou les supprimer définitivement.
1. Que peut faire un participant depuis cet espace ?
Chaque participant dispose d’un accès personnel permettant :
• Se désabonner des communications
Il peut choisir de ne plus recevoir certains types d’emails (marketing, notification, rappel).
• Supprimer ses données personnelles
Cette action entraîne :
l’anonymisation complète de son profil,
la suppression de toute donnée personnelle identifiante,
la révocation de ses accès, même si un badge PDF déjà reçu reste techniquement scannable car généré avant suppression.
2. Suppression des données : fonctionnement et impacts
Lorsqu’un participant demande la suppression de ses données :
son profil est anonymisé,
ses inscriptions, réponses ou historiques ne permettent plus aucune identification,
ses accès physiques ou digitaux à l’événement sont désactivés,
aucune donnée personnelle identifiable n’est conservée.
Cette suppression respecte les obligations légales liées au RGPD.
3. Suppression depuis l’application mobile (KeepTrack et marque blanche)
En plus de l’espace en ligne accessible via les communications Eventmaker, les participants peuvent désormais supprimer leur compte directement depuis :
l’application KeepTrack,
l’application mobile en marque blanche de l’organisateur,
Cette option offre une autonomie encore plus grande aux utilisateurs, qui peuvent exercer leurs droits RGPD depuis leur smartphone, sans passer par un email ou un lien externe.
La suppression déclenche exactement le même processus que depuis l’interface web : anonymisation complète et révocation des accès.
4. Responsabilité de l’organisateur
Lorsqu’un participant supprime ses données :
les administrateurs de l’événement reçoivent une notification email,
ils doivent appliquer cette suppression sur leurs propres outils : CRM, listes internes, exports Excel, outils partenaires, etc.
Eventmaker assure la partie technique, mais la conformité globale dépend aussi des processus internes de l’organisateur.
5. Que reste-t-il dans la base Eventmaker ?
Conformément à la loi :
Rien.
Toute donnée directement ou indirectement identifiante est anonymisée.
Les informations restantes ne permettent en aucun cas d’identifier la personne.
6. Si le participant ne retrouve plus son lien ?
Il peut contacter directement l’organisateur de l’événement, qui reste l’interlocuteur principal sur ces sujets.
Dans ce cadre, l’organisateur peut lui partager le lien officiel suivant :
Ce lien permet au participant d’accéder à son espace personnel de manière sécurisée et de gérer ses données en toute autonomie. Le lien takeout permet notamment de supprimer l’ensemble des données du participant sur l’événement concerné.
Le lien takeout est mis à disposition par Eventmaker pour le compte de l’organisateur. À ce titre, l’organisateur demeure responsable du traitement des données vis-à-vis de ses participants.
Il appartient donc à l’organisateur de s’assurer, le cas échéant, que le participant est également supprimé :
des autres événements sur lesquels il pourrait être inscrit
et/ou des bases de données globales s’il ne souhaite plus y figurer
7. Bonnes pratiques pour rester conforme
Vérifier les notifications de suppression reçues par email
Mettre à jour vos propres outils lorsque nécessaire
Limiter les exports et leur durée de conservation
Clarifier dans vos communications comment les participants peuvent gérer leurs données
Activer la fonctionnalité de gestion des données dans l'application mobile si pertinente
Conclusion
Eventmaker fournit aux participants plusieurs moyens simples d’exercer leurs droits RGPD : via les emails, via l’espace de gestion des données, et désormais via l’application mobile.
Associée à une gestion rigoureuse côté organisateur, cette approche garantit une conformité RGPD complète et transparente.