Organiser un événement implique nécessairement de collecter et de gérer des données personnelles. Voici comment respecter vos obligations légales tout en utilisant la plateforme Eventmaker.
Les grands principes du RGPD
Droits des personnes
Le RGPD renforce les droits des participants sur leurs données :
Droit d’accès : savoir quelles données sont détenues
Droit de rectification : modifier les données si besoin
Droit à l’effacement : demander la suppression
Droit d’opposition : refuser certains usages
Droit à la portabilité : récupérer ses données
Consentement clair et actif
Le participant doit :
Être informé de manière transparente de l’usage de ses données
Donner un consentement explicite, via une case non pré-cochée
Avoir la possibilité de retirer son consentement à tout moment
Ce que l'on vous invite à faire sur Eventmaker
Formulaires d’inscription
Ajoutez un texte explicatif en bas de vos formulaires
N’incluez que les champs strictement nécessaires à l’organisation de l’événement
Utilisez des cases à cocher pour les consentements spécifiques (newsletter, partage de données...)
Exemple (formulaire d’inscription) :
Les informations personnelles recueillies sont nécessaires au traitement de votre inscription. Elles sont conservées par [Nom de la société - RCS], utilisées pour [finalité] et peuvent être partagées avec les partenaires de l’événement. Pour plus d'informations, consultez notre [Politique de confidentialité].
Emails
Ajoutez des mentions spécifiques selon la nature du message (transactionnel ou marketing)
Prévoyez un bouton d'accès aux données (type "gérer mes données", "se désabonner")
Exemple (email transactionnel) :
Cet email est adressé à <<guest.email>> car vous vous êtes inscrit(e) à [Nom de l’événement]. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, et de suppression. Consultez notre [Charte des données personnelles] ou contactez-nous à [email RGPD].
Site Web de l’événement
Votre site web doit comporter :
Une Politique de confidentialité
Des Mentions légales
Les Conditions Générales de Vente si l'événement est payant
Mentions à ajouter :
Développement et conception : Eventmaker – 20 Rue des Aqueducs, 94250 Gentilly
– SIREN : 512 747 676
Hébergement : Amazon Web Services, localisé en Europe (Irlande)
Sécurité et gestion des données
Eventmaker vous fournit les outils pour rester conforme, mais c’est à vous d’en faire bon usage.
Droits et accès
Gérez les droits des collaborateurs pour limiter l’accès aux données sensibles
Contrôlez qui peut exporter les données
Export de données
Toute exportation est tracée dans Eventmaker
Une fois le fichier exporté, vous êtes responsable de sa sécurité
Durée de rétention
Depuis l’onglet RGPD de votre plateforme :
Définissez la durée de conservation des données (30 mois par défaut)
Ajoutez des e-mails de notification pour être alerté avant suppression automatique
Réutilisation d’anciennes bases
Vous souhaitez utiliser une base de participants issue d’un ancien événement ?
Vous devez obtenir un nouveau consentement actif si cela n’a pas été fait auparavant
Une liste collectée sans consentement explicite n’est plus réutilisable
Résumé des bonnes pratiques
Support | À faire pour être conforme |
Formulaires | Texte explicatif + cases à cocher non pré-cochées |
Emails | Mention RGPD + bouton d’accès aux données |
Site web | Pages RGPD, Mentions légales, CGV si besoin |
Export | Limiter les droits et assurer la sécurité post-export |
Base existante | Réclamer un consentement actif pour toute réutilisation |
Nos conseils pour un événement conforme
Rédigez une Politique de confidentialité claire et ajoutez-la dans vos communications
Activez le champ RGPD dans vos formulaires
Proposez aux participants une interface de gestion de leurs données (suppression, modification...)
Mettez en place une politique interne pour la gestion des exports