Activation et Paramétrage
Pour activer les Rendez-Vous Universels, suivez ces étapes :
1. Activation de la Fonctionnalité : Accédez à la section Networking puis Planification de Rendez-Vous dans vos Fonctionnalités pour activer cette option.
Paramétrage dans la Section Engagement: Rendez-vous dans la section Engagement de la plateforme Eventmaker et cochez la case Activer les rendez-vous.
Définition des Règles : Configurez les règles de networking, définissables par population. Par défaut, aucune population n'est autorisée à prendre de rendez-vous avec un autre participant.
Configuration des Lieux de Rendez-Vous
Vous avez la possibilité de choisir si les Rendez-Vous Universels se tiendront en présentiel, en virtuel, ou les deux. En tant qu'organisateur, vous déterminez les types de rendez-vous autorisés et les lieux disponibles.
A noter qu’il est possible pour une personne d’avoir plusieurs rendez-vous sur le même créneau si vous le souhaitez, cela évite que ce dernier ne se bloque.
Notification de RDV
Vous avez la possibilité d’activer des notifications de rendez-vous. Ces dernières peuvent arriver par SMS ou par Mail à chaque demande, annulation ou modification d’un de vos créneaux.
Planning de Rendez-Vous par Défaut
Configurez le Planning de Rendez-Vous par défaut pour l'ensemble des participants. Vous avez également la possibilité de donner un planning commun à l’ensemble d’une catégorie, ce qui vous permet de créer des plannings différents d’une catégorie à l’autre.
- Pages avec Liste de Participants : Permet aux participants d'accéder aux profils détaillés des autres participants pour prendre rendez-vous.
- Page Rendez-Vous Live : (Si applicable) Pour les rencontres virtuelles, paramétrez une page dédiée aux sessions en direct.
Prise de Rendez-Vous par les Participants
Les participants inscrits et connectés peuvent :
- Accéder à l'annuaire des participants pour choisir un interlocuteur.
- Sélectionner la date, l'heure, l'objet, la typologie et la localisation du rendez-vous.
- Gérer leurs disponibilités
- Acceptez ou refusez les rendez-vous ainsi qu’en modifier le lieu
Les exposants peuvent même modifier l'interlocuteur d'un rendez-vous pour l'attribuer à une personne de leur équipe.
Invitation ICS
Lorsqu'un rendez-vous est réservé avec un participant depuis le site web, une invitation iCal (.ics) est automatiquement envoyée aux personnes concernées.
Synchronisation automatique
En cas de modification de l'horaire ou des informations du rendez-vous, une invitation mise à jour est envoyée automatiquement à tous les participants.
Aucune action manuelle n'est nécessaire : les calendriers se mettent à jour automatiquement.
Si le rendez-vous est annulé, chaque participant reçoit une notification d'annulation qui supprime le rendez-vous de son agenda, quel que soit le calendrier utilisé.
💡 Pour aller plus loin
N'hésitez pas à ajouter des sections Boutons sur les pages web paramétrées afin de faciliter le parcours utilisateur, par exemple pour le renvoyer rapidement vers la gestion de ses rendez-vous depuis ses disponibilités et inversement.